لماذا لم يعد Excel كافيًا لتدبير قاعتك الرياضية

كثير من مسيّري القاعات المستقلة بالمغرب يبدؤون بدفتر، ثم ينتقلون إلى ملف Excel مشترك بين مكتب الاستقبال والهاتف. في البداية يشتغل الأمر: بضع عشرات من المنخرطين، وتواريخ مكتوبة باليد، وخانة للمبلغ المؤدَّى.

المشكل يظهر مع النمو. ليس في الإدخال — الجدول يقوم بذلك جيدًا. المشكل في القراءة: أن تعرف، صباح الثلاثاء في الاستقبال، مَن عليه التجديد هذا الأسبوع ومَن هو متأخر أصلًا. في Excel تكون هذه المعلومة مبعثرة في أعمدة من التواريخ يجب مقارنتها واحدًا واحدًا، سطرًا سطرًا.

أضف المنخرطين الذين يتابعون عدة تخصصات. الاسم الواحد قد يكون له أجل للتايكوندو وآخر لكمال الأجسام، لكلٍّ ثمنه. في الجدول، إمّا أن تُكرّر السطر، وإمّا أن تحشو كل شيء في خانة واحدة — فتضيع النظرة الشاملة.

أضف كذلك التأمين السنوي الذي تفوتره كثير من القاعات على حدة. له تاريخ انتهاء خاص لا علاقة له بالاشتراك. عمود إضافي للمراقبة، وأجل إضافي يمرّ دون أن يُلاحَظ.

النتيجة دائمًا واحدة: منخرطون متأخرون لا يُذكَّرون أبدًا، وتجديدات منسية، وتأمين منتهٍ يُكتشَف يوم وقوع إصابة. خسارة يصعب تقديرها لكنها حقيقية كل شهر.

ثمّ هناك الخطر على المعطيات نفسها. ملف Excel يتعطّب، أو يُمسَح بالخطأ، أو يضيع مع هاتف مفقود. لا سجلّ موثوق لِمَن أدّى ماذا، ولا نسخة احتياطية تلقائية.

أداة مخصَّصة تقلب المنطق: بدل أن تبحث عن المعلومة، تفتحها. لائحة المنخرطين الواجب تذكيرهم تظهر منذ الصفحة الأولى، اشتراكًا وتأمينًا معًا، دون حساب ودون بناء أي فلتر. لكل تخصص أجله. وكل أداء يترك أثرًا يمكن الاطلاع عليه في بطاقة المنخرط.

الدفتر وExcel يفيدان في الانطلاق. لكن بعد عدد معيّن من المنخرطين، يكلّفانك وقتًا أكثر مما يوفّران.